Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die entwickelt wurde, um die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von elektronischen Dokumenten zu unterstützen. Ein DMS ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente effizient zu organisieren, zu suchen, zu bearbeiten und zu archivieren.
Ein typisches DMS bietet verschiedene Funktionen, darunter:
- Dokumentenerfassung: Das DMS ermöglicht die Erfassung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen wie Scannern, E-Mails, Dateien und anderen digitalen Quellen. Die Dokumente werden in elektronischer Form erfasst und können dann weiterverarbeitet werden.
- Dokumentenspeicherung und -organisation: Das DMS bietet eine zentrale Speicherung für alle Dokumente. Es ermöglicht die Erstellung einer strukturierten Dokumentenhierarchie, in der Dokumente nach Kategorien, Metadaten oder anderen benutzerdefinierten Kriterien organisiert werden können.
- Dokumentensuche: Ein wichtiges Merkmal eines DMS ist die leistungsfähige Suchfunktion. Benutzer können nach Dokumenten anhand von Stichwörtern, Metadaten oder anderen Kriterien suchen, um schnell die benötigten Informationen zu finden.
- Versionierung und Revision: Das DMS ermöglicht die Versionierung von Dokumenten, um Änderungen und Revisionen zu verfolgen. Es stellt sicher, dass ältere Versionen eines Dokuments aufbewahrt werden und eine Wiederherstellung auf frühere Versionen möglich ist.
- Zugriffskontrolle und Sicherheit: Ein DMS bietet Funktionen zur Zugriffskontrolle, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Es bietet auch Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, um die Vertraulichkeit und Integrität der Dokumente zu gewährleisten.
- Workflow-Unterstützung: Einige DMS-Systeme bieten Funktionen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Sie ermöglichen das Routing von Dokumenten zwischen verschiedenen Benutzern oder Abteilungen und unterstützen die Zusammenarbeit und Freigabeprozesse.
- Archivierung und Aufbewahrung: Ein DMS ermöglicht die Archivierung von Dokumenten gemäß den gesetzlichen Anforderungen oder den unternehmensinternen Richtlinien. Es bietet Möglichkeiten zur langfristigen Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten.
