Alle Prozesse mit einer einzigen Software steuern: An diesem Prinzip wollte man bei der CTD Container-Transport-Dienst GmbH auch nach der Expansion in neue Geschäftsbereiche festhalten. Bis zum Jahr 2005 hatte sich das zur HHLA-Gruppe gehörige Unternehmen ausschließlich auf den Lkw-Nahverkehr im Hafen Hamburg konzentriert. Erst danach gründete der Logistikdienstleister Niederlassungen in Großbeeren bei Berlin und Kornwestheim bei Stuttgart, engagierte sich im Fernverkehr und bot seinen Kunden multimodale Transporte.
Offen für spezielle Wünsche
"Durch die neuen Anforderungen stieß unsere selbst entwickelte Speditionssoftware an ihre Grenzen. Vor diesem Hintergrund haben wir uns 2011 nach einer neuen Lösung umgesehen", erinnert sich Marijo Pavlovic, der am Standort Hamburg den Nah- und Fernverkehr leitet sowie den Bereich EDV koordiniert. Für eine möglichst transparente und fundierte Auswahl des am besten geeigneten Softwareanbieters engagierte CTD ein Beratungsunternehmen, das die in Frage kommenden Transportmanagement-Systeme (TMS) bewertete.
Auf dieser Basis präsentierten dann rund zehn Unternehmen ihre Lösungen, wobei sich am Ende die Nürnberger cargo support GmbH & Co. KG durchsetzen konnte. "An cargo support hatte uns die moderne Softwaretechnologie und die große Offenheit für unsere speziellen Wünsche überzeugt", sagt Pavlovic. Schließlich habe keines der damals am Markt verfügbaren Transportmanagement-Systeme eine lückenlose Lösung für den Containertransport geboten. "Die Mitarbeiter von cargo support waren bereit, ihre Software zu 100 Prozent an die speziellen Bedürfnisse unserer Branche anzupassen", bestätigt IT-Systemadministrator Martin Palmer.
Vereinfachte Kalkulation
Gefordert war ein Transportmanagementsystem für die Containerlogistik, das sich gleichermaßen für die Hafenumfuhr, den Nah- und Fernverkehr sowie für Hinterland- und multimodale Verkehre eignet. Ebenfalls abgedeckt werden musste der Bereich Fuhrparkverwaltung für die 300 eigenen Container-Chassis, die CTD fest eingesetzten Transportunternehmern überlässt. Ein integriertes Archivierungssystem sollte zudem die Vision des papierlosen Büros ermöglichen. Schließlich musste die Lösung einen einfachen Datenaustausch erlauben und sich leicht an bestehende Kundensysteme, Telematik- und Internet-Anwendungen anschließen lassen.
Im Rahmen des Projekts machte cargo support sein bewährtes TMS "cargo support dispo" fit für den Containertransport. "Mitte 2013 bekamen wir eine individuell abgestimmte Lösung, die seither an allen drei Standorten problemlos läuft", bestätigt CTD-Vertriebsleiter Ralph Frankenstein. Seine Abteilung profitiert vor allem von der wesentlich vereinfachten Angebotserstellung. Das entsprechende Modul erlaubt eine zeitsparende Kalkulation von Transportpreisen mit Hilfe eines umfangreichen Tarifwerks zur automatisierten Preisberechnung mit All-In-Price-Funktion. Als Basis können dabei unterschiedliche Entfernungswerke wie EWS, Map & Guide oder kundenindividuelle Vereinbarungen dienen. "Das Kalkulieren von Preisen ist nun so komfortabel, dass viele Kundenanfragen jetzt direkt von der Disposition beantwortet werden", berichtet Frankenstein und ergänzt: "Jetzt landen nur noch die aufwändigen Fälle wie Ausschreibungen auf unseren Schreibtischen, was uns sehr entlastet."
Automatisierte Hafenumfuhren
Die kollegiale Vertriebsunterstützung ist für die zweischichtig arbeitenden Disponenten kein Problem, zumal cargo support dispo einen großen Teil der eigentlichen Tätigkeit automatisiert hat. "In der Disposition herrscht dank der neuen Software eine entspannte Stimmung", sagt Pavlovic. Dies sei besonders vor dem Hintergrund des Disponentenmangels ein großer Vorteil. Dahinter steckt ein jetzt weitgehend automatisiertes Massengeschäft, das die bis zu 13.000 monatlichen Hafenumfuhren vereinfacht. Diese werden in der Regel nach einem festgelegten Schema abgearbeitet. "Die Hafenumfuhren entsprechen rund 70 Prozent unseres Tagesgeschäfts", betont Pavlovic, dessen Team nun wesentlich mehr Freiräume für Spezialaufträge und die persönliche Kundenbetreuung hat. "Hier liegt der Schlüssel für weiteres Wachstum", ist der gelernte Spediteur und IT-Experte überzeugt.
Stark zur Vereinfachung beigetragen hat die "TR02-Schnittstelle", die bereits in cargo support dispo integriert ist. Mit der Schnittstelle werden frühzeitig alle relevanten Auftrags- und Containerdaten zwischen Transportunternehmen und Terminalbetreiber ausgetauscht. Während die Terminals die Planungsdaten der Transportunternehmen erhalten, bekommen diese im Gegenzug alle aktuellen Statusinformationen zu den Containern. "Wir erfahren sofort, wenn ein Container gelöscht wurde", berichtet Pavlovic. Im nächsten Schritt stößt cargo support dispo automatisch die Verzollung via ATLAS an, so dass der Container rund zehn Minuten später vom Fahrer übernommen werden kann. Dieser muss sich nur noch mit einem fünfstelligen PIN-Code legitimieren, der via TR02 generiert wird.
Papierlose Abrechnung
Die Zuordnung der Transporte zum passenden Fahrer beziehungsweise Fahrzeug sowie die anschließende Abrechnung per Gutschrift laufen automatisch. In cargo support dispo sind hierfür die entsprechenden Rahmenvereinbarungen, Fahrzeugmaße, Fahrerqualifikationen und die Öffnungszeiten der Terminals hinterlegt. Besonders nachts ist dieser Vorteil von großer Bedeutung. "Wenn unsere Disposition nicht besetzt ist, können sich die Fahrer ihre Aufträge für Hafenumfuhren per Handy ganz einfach selbst zuordnen", erklärt Pavlovic. CTD arbeitet hier mit 130 Subunternehmern zusammen, die über einen Fuhrpark mit etwa 200 Zugmaschinen verfügen.
Insgesamt werden mit diesem Equipment pro Jahr mehr als 180.000 Container bewegt, was einem Aufkommen von rund 40.000 Gutschriften und Rechnungen entspricht. Apropos: Seit 2015 läuft bei CTD auch die Abrechnung fast völlig papierlos. Mit Hilfe des von cargo support entwickelten Moduls "Elektronischer Dokumentenversand" werden Kundenrechnungen und Gutschriften an Subunternehmer weitgehend per E-Mail verschickt. "Das erspart uns rund 600 Stunden Arbeitsaufwand für Eintüten und Sortieren", rechnet Pavlovic vor, der von einer jährlichen Einsparung von bis zu 50.000 EUR für Material, Porto und Arbeitszeit ausgeht.
Suchen ist Vergangenheit
Die Vorteile der papierlosen Auftragsbearbeitung kennt man bei CTD schon länger. Denn seit Einführung von cargo support dispo laufen hier die Auftragsabwicklung und Archivierung vollelektronisch. Das führt nicht nur zu einem deutlichen Platzgewinn, sondern auch zu einem sofortigen Zugriff auf alle Dokumente. Diese werden jetzt in digitaler Form im eigenen Server-Raum gespeichert, können gezielt aufgerufen und den Kunden schnell zur Verfügung gestellt werden. "Suchen gehört bei uns der Vergangenheit an", stellt Vertriebsleiter Frankenstein fest.
Der Lagerraum für die Aufbewahrung der alten Geschäftsvorfälle leert sich seit 2013 zusehends. Am Ende jedes Geschäftsjahres können circa 70 Umzugskartons mit alten Unterlagen entsorgt werden. Es ist absehbar, dass CTD den Raum künftig für andere Zwecke nutzen kann. Fazit: Bei der CTD Container-Transport-Dienst GmbH ist man mit cargo support sehr zufrieden. Vor dem Hintergrund der guten Erfahrungen in der Zusammenarbeit will man gemeinsam noch einige Erweiterungen des IT-Systems in Angriff nehmen.
Hintergrund: CTD Container-Transport-Dienst GmbH
Der im Jahr 1974 gegründete Container-Transport-Dienst (CTD) mit Sitz in Hamburg hat sich auf das Containertrucking spezialisiert. Darüber hinaus werden Container in ganz Deutschland und auch europaweit disponiert. Dabei greift CTD auf 200 Sattelzugmaschinen von Subunternehmern und mehr als 300 eigene Chassis zurück. Teilstrecken werden per Binnenschiff oder Zug zurückgelegt. Der Marktführer bei den Hafenumfuhren in Hamburg ist ein Tochterunternehmen der Hamburger Hafen und Logistik AG (HHLA) und beschäftigt rund 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Niederlassungen in einer wachsenden Zahl deutscher Wirtschaftszentren sorgen dafür, dass die Kunden vor Ort optimal betreut werden. Während die Büros in Hamburg Nah- und Fernverkehre anbieten, steuern Niederlassungen in Berlin und Kornwestheim die „letzte Meile“ bis zum Kunden. Weitere Infos unter www.ctd.de.
Hintergrund: cargo support
Das Software- und Systemhaus cargo support richtet sich mit der Speditionssoftware cargo support dispo speziell an Dienstleistungs-, Industrie- und Handelsunternehmen, die den Transport von Gütern als strategische Aufgabe verstehen. Das Transportmanagementsystem cargo support dispo unterstützt den gesamten Prozess durchgängig von der Angebotserstellung über die Disposition bis zur Abrechnung. Die Basissoftware ist auch als spezifische Lösung für Schwerlast-, Container- und Linienverkehre erhältlich und mit Modulen erweiterbar. cargo support kostenrechnung zeigt, ab wann sich ein Auftrag rentiert, cargo support archiv erleichtert das Dokumentenmanagement, cargo support routenplanung optimiert die Tourenplanung und überprüft den Stand der Flotte. Mit cargo support tacho lassen sich Fahrerdaten einfach archivieren und auswerten und cargo support mobil verbessert die Kommunikation mit dem Fahrer. Mit MAXFLEX bietet cargo support eine preiswerte Mietvariante ihrer bewährten Softwarelösung cargo support dispo an.
Weitere Informationen unter www.cargosupport.de