„Auch in der Rechnungsstellung ist das Thema Digitalisierung angekommen. Doch dadurch hat sich der manuelle Aufwand unserer Kunden stetig erhöht. Auf Plattformen unterschiedlicher Anbieter mussten die PDF- Rechnungen händisch eingestellt werden“, sagt Volker Hasch, Geschäftsführer von cargo support.
Mit der Umsetzung des ZUGFeRD Formats für elektronische Rechnungen werden cargo support Kunden nun deutlich entlastet. Denn das das ZUGFeRD-Format soll Kosten der Rechnungsstellung und Portokosten deutlich reduzieren sowie mittels automatischer Verarbeitung das Rechnungswesen wesentlich effizienter gestalten.
Doch was ist ZUGFeRD überhaupt?
Unter dem Namen ZUGFeRD hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, mit dem strukturierte Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ausgetauscht werden.
Elektronische Rechnungen treffen oft im PDF-Format als Anhang einer E-Mail beim Empfänger ein. Bei einer reinen PDF-Rechnung benötigt die Buchhaltung eine sogenannte OCR-Software zur Übertragung der Informationen. Liegt keine OCR-Software vor, müssen alle Rechnungsdaten per Hand in das Rechnungseingangsbuch übertragen werden. Erst dann kann die Rechnung digital weiterverarbeitet werden.
Aufgrund der zusätzlich enthaltenen XML-Datei in der ZUGFeRD-Rechnung ist diese doppelt lesbar: Der Empfänger liest das PDF-Dokument, während die Rechnungswesen Software die eingebetteten elektronischen Daten aufnimmt und somit die weitere (digitale) Verarbeitung ermöglicht.
Verfügbarkeit in cs CONNECT:
Die Funktion ist ab Version 9.30 verfügbar. Die Abrechnung läuft über Transaktionen und ist mit der Schnittstelle zu Tradeshift vergleichbar. Details finden Sie in der Preisliste für Schnittstellen unter dem Punkt „Schnittstelle / Rechnungsexport an Auftraggeber“ (https://www.cargosupport.de/fileadmin/info_center/downloads/price_lists/Preisliste_Schnittstellen_Stand_03_2020_V4.pdf).
