Die Einführung einer neuen Software soll für Unternehmen Arbeitsprozesse vereinfachen, komprimieren und damit auch verändern. Das sind zumeist Hauptziele eines solchen Projektes. Wie genau das geschehen soll, welche Prozesse und Mitarbeiter betroffen sind, sollte jede Organisation zuvor genau definieren. „Oft scheitern Softwareprojekte bereits an der Tatsache, dass ein Unternehmen keine klare Vorstellung von den Zielen hat. Daher müssen diese eindeutig bestimmt werden“, sagt Dr. Holger Grieb, Berater bei KSI Consult in Düsseldorf.
Erfolgreich vermitteln
Zu den Schwerpunkten des IT-Beratungsunternehmens gehört es, als Vermittler zwischen Unternehmen und Softwareentwickler aufzutreten. „Es werden immer mindestens zwei Partner für ein erfolgreiches Softwareprojekt benötigt. Wir helfen dabei, dass sich diese verstehen“, erklärt Grieb und ergänzt: „ Nicht immer kann ein Unternehmen die Ziele exakt beschreiben, die der Softwareentwickler umsetzen soll. Anderseits ist das Softwarehaus teilweise nur bedingt in der Lage, das aufzunehmen, was das Unternehmen denkt.“ Die Partner benötigen aber gerade diese Informationen, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.
Mitarbeiter müssen Veränderungen akzeptieren
Ein weiterer essentieller Punkt für ein erfolgreiches Softwareprojekt ist die Akzeptanz aller Mitarbeiter im Unternehmen, dass es mit einem neuen Programm auch zu Veränderungen im Ablauf einiger Prozesse kommen wird. „Wenn diese Akzeptanz im Unternehmen nicht parallel vorbereitet wird, kann die Software noch so brillant sein, das Projekt würde trotzdem scheitern“, betont Berater Grieb. Einer der ersten Schritte muss es daher sein, im Unternehmen die Mitarbeiter mitzunehmen. Nach Meinung von Grieb gilt das für alle Ebenen. „Der Grad der Veränderungen ist dabei mit entscheidend. Ist dieser zu Beginn zu hoch, wird es schwerer die Mitarbeiter vom neuen Programm überzeugen zu können. In diesem Fall sind schrittweise Veränderungen leichter umzusetzen, denn niemand verlässt gern seine eigene Komfortzone“, sagt Grieb.
Sobald diese Fragen geklärt sind, muss das Unternehmen damit beginnen geeignete Mitarbeiter zu finden, die in der Lage sind, das Projekt zu begleiten. Diese benötigen einerseits die zeitlichen Ressourcen und andererseits müssen sie dafür qualifiziert sein. Sind diese grundlegenden Dinge eindeutig geklärt, kann das Softwareprojekt auch erfolgreich starten.
Sieben grundsätzliche Fragen, die jedes Unternehmen beantworten sollte, bevor es eine neue Software in Betracht zieht:
- Was wollen wir mit der Software erreichen?
- Welches Ziel bzw. welche Teilziele haben wir?
- Kennen wir die Veränderungen, die damit einhergehen?
- Wollen wir diese Veränderungen auch?
- Welche Priorität hat die Einführung im Unternehmen?
- Besitzen wir im Unternehmen die entsprechenden Ressourcen?
- Haben wir im Unternehmen qualifizierte Mitarbeiter?
