Die Entscheidung für eine neue Software ist gefallen. Ziele sind definiert und die Mitarbeiter informiert. Jetzt gilt es im Unternehmen einen klaren Fahrplan zu schaffen. Dafür muss der minimale Funktionsumfang in Absprache mit den Mitarbeitern definiert werden, denn letztendlich sind sie es, die mit dem neuen Programm arbeiten sollen. „Unternehmen sollten auf Steuerungs- und Planungsgruppen verzichten, die sich monatelang in geschlossenen Sitzungen verkriechen“, betont Dr. Holger Grieb, Lead Consultant Management & IT bei KSI Consult in Düsseldorf und ergänzt: „Oft kommt dabei eine Software heraus, bei der alle „Wow“ sagen. Dieses Wow ist in diesem Fall jedoch kein Ausdruck der Begeisterung, sondern bedeutet so viel wie: So habe ich das nicht erwartet.“
Schulung auf Software erst kurz vor Einführung
Es bedarf vielmehr einer Steuerungsgruppe, die offen den ganzen Prozess begleitet, von der ersten Definition des Funktionsumfangs bis hin zur Betreuung nach der Inbetriebnahme. Sobald der Funktionsumfang steht und die Software soweit validiert ist, geht es daran die Mitarbeiter zu schulen und das Programm zeitnah in Betrieb zu nehmen. „Niemand lernt auf Vorrat. Sobald zwischen der Schulung der Mitarbeiter und der Umsetzung des Programms zu viel Zeit vergeht, haben die meisten Mitarbeiter wieder alles vergessen“, sagt Grieb.
Mitarbeiter ständig begleiten
Bei Schulungen allein darf es nicht bleiben. Grieb: „Anschließend müssen die Mitarbeiter begleitet werden. Sie werden auf Probleme stoßen, dann muss jemand da sein, der hilft. Gleichzeitig benötigen die Verantwortlichen ein Feed-Back der neuen Anwender. Diese Informationen müssen aufgegriffen werden, denn sie führen zu einem Change-Request. „Diese Punkte bei der Inbetriebnahme der Software sind sehr wichtig. Es handelt sich dabei nicht um ein „Wünsch-Dir-Was“, sonst kann auch hier das komplette Projekt noch scheitern.
Das muss vor der Inbetriebnahme einer Software geschehen:
Abläufe vor einer Inbetriebnahme einer Software:
- Verständigung eines minimalen Funktionsumfangs
- Definition des Kernrahmenprojektes
- Mitarbeiter frühzeitig informieren, damit wird Termin gesetzt
- Grundfunktionalitäten laufen
- Key User müssen mitgenommen werden
- Kritiker mit ins Boot holen – wo sehen diese fachliche Schwierigkeiten
- Team für die Migration benötigt, keine Inbetriebnahme ohne Daten
