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Spedition und Logistikbranche

Digitaler Frachtbrief:
Überzeugungsarbeit für mehr Transparenz und Sicherheit

Die Coronakrise hat viele Digitalisierungs-Projekte beschleunigt oder erst ermöglicht.

Die Akzeptanz der Verlader und Empfänger im Hinblick auf den digitalen Frachtbrief ist nicht immer vorhanden. Während der papierlose Prozess bei herkömmlichen Stückgutsendungen bereits der Normalfall ist, verlangen Verlader und Empfänger im Ladungs- und Containerverkehr nach wie vor analoge Belege. Hier ist Überzeugungsarbeit gefragt.

Die Coronakrise hat viele Digitalisierungs-Projekte beschleunigt oder erst ermöglicht. Schließlich lassen sich die Abstandsregeln im Büro oft nur dann einhalten, wenn ein Teil der Belegschaft zu Hause bleibt. Das Einrichten von Home Office Arbeitsplätzen wurde im März 2020 quasi „über Nacht“ zu einer Pflichtübung, die sich nur mit der entsprechenden IT-Infrastruktur bewältigen lässt.

Das haben auch die auf Ladungsverkehre und Containertransporte spezialisierten Spediteure zu spüren bekommen, die in der Regel immer noch mit herkömmlichen Frachtbriefen aus Papier unterwegs sind. Die täglichen Prozesse wie die Auftragserfassung, Disposition und Abrechnung werden hier zwar schon häufig mit modernen Transportmanagementsystemen organisiert, aber bei der Digitalisierung der Begleitpapiere hapert es noch. Dabei ist man es längst gewohnt, den Erhalt seines Päckchens mit einem Stift auf dem Display des Paketboten zu quittieren.

Mangelnde Akzeptanz

Zu den Hauptgründen zählt die mangelnde Akzeptanz der Auftraggeber und Empfänger, die bei Containern und im Ladungsverkehr oft auf die gewohnten Papierbelege bestehen. Dadurch kommt es zu unnötigen physischen Kontakten zwischen Fahrern und Disponenten sowie den Mitarbeitern an den Be- und Entladestellen.

Begründet wird die ablehnende Haltung gegenüber dem digitalen Frachtbrief meistens mit Sicherheitsbedenken, die jedoch auf Unkenntnis beruhen. Mit einer kurzen Einführung in die Blockchain-Technologie lassen sich die Bedenken schnell ausräumen. Der wichtigste Punkt ist hierbei, dass Verlader und Empfänger schon wenige Sekunden nach dem Unterschreiben auf dem Display des Fahrer-Smartphones einen digitalen Beleg an ihre Mailadresse erhalten. Zu diesem Zeitpunkt ist der Fahrer und vor allem die wertvolle Fracht noch anwesend.

Beschleunigte Prozesse

Flankiert werden kann die Argumentation durch ein Aufzählen der Vorteile, von denen Verlader und Empfänger durch die Einführung des digitalen Frachtbriefs profitieren: Zu nennen sind die hohe Fälschungssicherheit, die in Echtzeit vorhandenen und auswertbaren Daten, das eingesparte Papier und die hohe Transparenz über den Transportfortschritt entlang der gesamten Lieferkette. Sobald der Container ausgeliefert wurde, steht die Ablieferquittung allen Beteiligten zur Verfügung. Dieser Vorgang dauert mit herkömmlichen Frachtbriefen oft mehrere Wochen.

Vor diesem Hintergrund werden die meisten Kunden einem anfänglichen Parallelbetrieb mit digitalen und analogen Dokumenten zustimmen. In dieser Einführungsphase führen die Fahrer neben dem digitalen Frachtbrief auch noch eine ausgedruckte Version mit sich. Der Rest erledigt sich durch die tägliche Praxis und die positiven Erfahrungen mit der neuen Abwicklung. Weitere Überzeugungsarbeit können die Fahrer vor Ort leisten, die vom Spediteur speziell geschult werden sollten.

Hygienische Richtlininen

Klar, auch damit lassen sich die physischen Kontakte an den Be- und Entladestellen nicht ganz vermeiden. Die Unterschrift des Verladers beziehungsweise Empfängers auf dem Display des Fahrer-Smartphones ist essenziell. Aber mit Hilfe des digitalen Frachtbriefs kann dieser Prozess nach hygienischen Richtlinien optimiert werden. Der Fahrer kann sein Smartphone ablegen und der Kunde unterschreibt in sicherer Entfernung mit einem Smart-Pen, die der Spediteur seinen Kunden in ausreichender Zahl zur Verfügung stellen kann.

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