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Digitaler Dokumentenversand: Sparen mit der Briefmarke 4.0

Der digitale Dokumentenversand minimiert nicht nur die Portokosten, sondern auch den Handling- und Materialaufwand, Suchzeiten sowie den Raumbedarf.

Der digitale Dokumentenversand ermöglicht Einsparungen von 50.000 EUR bzw. 600 Arbeitsstunden. Hinzu kommen reduzierte Suchzeiten, ein verbesserter Kundenservice und eingesparte Materialkosten.

Wir kennen es noch: diese pappige Gefühl, wenn man mit der Zunge die gummierte Rückseite einer Briefmarke anfeuchtet. Unseren staunenden Enkeln und Urenkeln werden wir einmal davon erzählen können, denn unseren Nachkommen wird diese Erfahrung fehlen. Angesichts unserer "Erfahrungsberichte" werden sie sich darüber wundern, mit welchem Aufwand in früheren Zeiten Nachrichten zwischen Absender und Empfänger transportiert wurden.

Elektronischer Dokumentenversand
Elektronischer Dokumentenversand

Keine Briefkästen mehr

Im privaten Bereich werden sich klassische Briefe sicher noch ein paar Jahre halten. Doch irgendwann wird sich die dafür erforderliche Infrastruktur in Form von Briefkästen mit regelmäßigen Leerungen nicht mehr lohnen. Bis es soweit ist, wird die Postsendung im B2B-Sektor längst zu den Relikten der vordigitalen Ära gehören. Ganz klar: In Zeiten von Industrie 4.0 haben Briefmarken und Frankiermaschinen ihre Daseinsberechtigung verloren.

Das liegt vor allem daran, dass der elektronische Versand von Dokumenten zu den kleinsten Schritten auf dem Weg zur durchgehenden Digitalisierung gehört. Selbst wenn die übrige Prozesskette im Unternehmen noch weitgehend analog funktioniert, lässt sich der Postversand ohne großen Aufwand umstellen. Bei den damit verbundenen IT-Projekten sollte es jedoch nicht nur um das Einsparen von Portogebühren gehen. Ihren eigentlichen Nutzen entfaltet die Digitalisierung hier nur in Verbindung mit der durchgehenden elektronischen Auftragsbearbeitung inklusive der digitalen Ablage aller Belege.

Einsparungen von 50.000 EUR

Viele Logistikdienstleister haben die damit verbundenen Chancen längst erkannt und verkleinern neben der Portokasse vor allem ihre Archive. Zudem verbessert der elektronische Dokumentenversand den Cashflow, denn bei den meisten Sendungen handelt es sich schließlich um Rechnungen, die jetzt schneller ihr Ziel erreichen. Ein weiterer großer Vorteil des elektronischen Rechnungsversands liegt in der eingesparten Zeit für Eintüten und Sortieren. Ein Mittelständler kommt hier schnell auf 500 bis 600 Stunden Aufwand pro Jahr und einer jährlichen Einsparung von bis zu 50.000 EUR für Material, Porto und Arbeitszeit.

Darin noch nicht enthalten sind die eingesparten Suchzeiten für Dokumente, die sich dank Digitalisierung im sofortigen Zugriff befinden. Diese werden jetzt auf eigenen Servern oder in der Cloud gespeichert, können gezielt aufgerufen und den Kunden schnell zur Verfügung gestellt werden. Somit könnte neben dem Eintüten von Briefen auch das Suchen von Dokumenten aus der Arbeitswelt verschwinden. Ob es im privaten Bereich ähnliche Entwicklungen geben wird, ist fraglich. Was Suchen ist, werden wir unseren Enkeln wohl noch nicht erklären müssen.

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